Formas de no procastinar

M. Victoria S. Nadal, "Productividad. Cómo combatir la procrastinación", en Huffington Post, 19-IV-2017:

Te explicamos por qué ordenar tu escritorio te parece una idea divertidísima justo cuando tienes que ponerte a trabajar y cómo evitarlo

Desde hace unos años alguien popularizó el término procrastinar para dar nombre a eso de dejar para después lo que puedes hacer ahora y se ha convertido en uno de los más escuchados en los temas de productividad y coaching —fue una de las palabras más buscadas en la RAE en 2016—. Es la muerte de los freelance, una de las principales luchas cuando no tienes jefe ni nadie a quien rendir cuentas pero sí plazos que cumplir.

Algunos aseguran que aplazar las tareas puede ayudar a la creatividad. Pero los expertos explican que sentir que tienes que hacer algo y ser incapaz de ponerte a ello es una fuente importante de ansiedad en el trabajo. Aunque aún no se ha identificado como un problema grave, detrás de alguien que procrastina se encuentra el miedo al fracaso, a hacerte responsable de las consecuencias de tus decisiones y hasta problemas de salud como insomino, gástricos y todos los derivados del estrés. Recopilamos ocho tips para dejar de procrastinar y acabar con uno de los principales enemigos de tu productividad.

Aplica la regla de los dos minutos

Es muy simple: si la próxima tarea puedes hacerla en dos minutos o menos —quien dice dos, dice tres, cinco o diez—, hazla ya, aunque no sea urgente o prioritaria. Quítatela de encima. Esta regla aparece en el libro Getting things done del gurú David Allen y forma parte de uno de los métodos de gestión de actividades más populares. Te ayuda a tachar tareas de tu lista y a empezar por hacer las cosas sencillas y coger ritmo. Recuerda: si hacer la tarea te lleva menos tiempo que planificarla, hazla; si no, aplázala.

Evita las distracciones

Esta parece obvia pero es imprescindible. ¿Quién no se ha entretenido actualizando Facebook o abriendo y cerrando la nevera cada dos segundos? O: "Me encantaría empezar ya a contestar correos pero estoy ocupadísima reorganizando el escritorio". Si te pueden las redes sociales, hay dispositivos como Saent que te ayudan a silenciar las notificaciones mientras trabajas. Si eres freelance, plantéate seriamente unirte a un sitio de coworking —sin tele ni cocina—. También hay dispositivos como el Fidget Cube —un cubo para apretar y clicar botoncitos y ruedas que no activan nada, solo por el placer de hacerlo— que te ayudan a entretener a la parte de tu cerebro que se aburre y permite que las partes importantes estén concentradas.

Haz mindfulness

Para ayudarte con el punto anterior, dale al mindfulness. Practicar esta técnica que te ayuda a concentrarte en el momento presente ayudará a que tu mente se centre en una sola tarea, evitando el multitasking (estar haciendo muchas cosas a la vez).

Haz las cosas de una en una

Los expertos señalan que la sensación de control es fundamental para no sentirse abrumado y desbordado. "Es habitual que los procrastinadores tengan la sensación de no saber por dónde empezar", explica Diana Navarro, psicóloga laboral. "Por eso es muy importante dividir las tareas grandes e inabarcables en pequeñas y asequibles". Navarro asegura que lo más útil es empezar a hacer algo, lo que sea que esté relacionado con nuestro objetivo, y es mucho más fácil si las tareas parecen manejables.

Fija plazos inaplazables

Los procrastinadores se caracterizan por disfrutar del placer de la recompensa inmediata, lo que les lleva a posponer las responsabilidades hasta el último momento. Dicen que les gusta trabajar bajo presión —deja de mentirte a ti mismo— y que rinden más cuando se acerca el plazo final. Por eso es buena idea autoimponerse fechas límite y convencerse de que son improrrogables. Si no tienes una fecha definida, todo se diluye y se vuelve abstracto en nuestra mente y corres el riesgo de "dejarlo para más tarde" por siempre jamás.

Terminado es mejor que perfecto

Insistir en mejorar algo puede llevarte a estancarte. Es más recomendable que dejes varias tareas al 80% que centrarte en terminar una al 100%. Tu percepción es muy distinta cuando sientes que tienes tres tareas bien hechas que cuando sientes que tienes una perfecta y dos sin empezar. En ese caso, aumenta tu nivel de estrés y tienes la sensación de estar más al límite. La también psicóloga laboral Elisa Sánchez advierte de no sucumbir a la Ley de Parkinson, que dice que "todo el trabajo se dilata indefinidamente hasta completar todo el tiempo disponible para su completa realización". Es decir, no ocupes una tarde entera en hacer una tarea que podrías hacer en dos horas si solo tuvieras dos horas. 

Gestiona tu energía, no tu tiempo

Deja de comprarte agendas —¿cuántas tienes que no pasaron de febrero?—. No porque tengas más herramientas para organizarte rindes más: sólo estarás ordenando mejor todas las tareas que estás dejando para después. Gestiona tu energía para aprovechar tu tiempo de forma realista. Es decir, localiza los momentos del día en que rindes más y te sientes despierto e inquieto, empieza por las tareas más difíciles: Sánchez recomienda programar las tareas que requieren más concentración en tus horas más productivas e ir revisando si cumples con los plazos para cada pequeña labor.

Deja de leer listas

Y ponte a trabajar.

¡¿Por qué?!

Aunque intentemos engañarnos a nosotros mismos con la idea de que trabajamos mejor bajo presión, lo cierto es que hay otros muchos motivos mentales y emocionales que nos impiden ponernos a hacer las tareas con tiempo. La psicóloga laboral Elisa Sánchez destaca puntos como que la tarea no está alineada con los objetivos —no sabes muy bien por qué tienes que hacerla— o no percibimos la ventaja de realizarla y por esto nuestra motivación disminuye.

Querer hacer varias cosas a la vez tampoco nos ayuda a concentrarnos y los bloqueos emocionales, como el miedo al fracaso, un perfeccionismo excesivo o baja autoconfianza son otras causas "muy frecuentes, pero no siempre conscientes", explica Sánchez. Si a esto le unimos mecanismos mentales como el efecto Zeigarnik —la tendencia a recordar tareas inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas—, no habrá fuerza en este mundo que nos haga ponernos a trabajar. 

Pero uno de los lastres que más pueden perjudicar, sobre todo en situaciones urgentes o importantes, son los aprendizajes pasados. Según Sánchez, es mucho más fácil seguir posponiendo tareas si este mecanismo nos ha sido útil en ocasiones anteriores. Por ejemplo, si no has terminado tus tareas a tiempo y finalmente no se necesitaban o las ha hecho otra persona. "En esos casos intuimos o sabemos que no es tan importante hacerlo. Hay que tener cuidado con esta valoración porque es muy fácil que nos equivoquemos", concluye Sánchez.